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Novità SETIS

AI Receptionist: il centralino che risponde sempre e capisce cosa ti serve.

È l'assistente con intelligenza artificiale del centralino Yeastar serie P. Risponde al telefono parlando in modo naturale, capisce perché ti chiamano, risponde alle domande sulla tua azienda e fa arrivare ogni richiesta al reparto giusto. Quando le linee sono occupate, in pausa pranzo, di notte e nei festivi.

In SETIS lo usiamo ogni giorno, collegato al nostro gestionale e al nostro sistema di ticketing: quello che proponiamo ai clienti l'abbiamo provato prima su di noi. E non lo lasciamo com'è: lo miglioriamo di continuo partendo dalle chiamate vere che riceve.

Come funziona

Dalla telefonata alla richiesta gestita, senza passaggi persi.

  1. Risponde

    Accoglie chi chiama con il messaggio giusto per l'orario: ufficio aperto, pausa, chiusura o festivo.

  2. Capisce

    Ascolta il motivo della chiamata e risponde alle domande sull'azienda: servizi, orari, sedi.

  3. Smista o raccoglie

    Passa la chiamata al collega o al reparto giusto, oppure raccoglie i dati che servono per richiamare.

  4. Arriva a chi la gestisce

    La richiesta compare nell'app Gestione Richieste e, se collegati, nei tuoi software aziendali.

Cosa sa fare

Un receptionist che non va mai in pausa.

  • Risponde 24 ore su 24 Messaggi di benvenuto diversi per orario d'ufficio, pause e festività. Nessuna chiamata resta senza risposta.
  • Conosce la tua azienda Risponde alle domande su servizi, orari e sedi, partendo dalle informazioni che prepariamo insieme a te.
  • Passa la chiamata alla persona giusta In base al motivo della telefonata, per esempio amministrazione, commerciale o assistenza, oppure al nome del collega richiesto.
  • Raccoglie i dati che servono Nome, azienda, recapito, motivo, urgenza: decidi tu cosa chiedere, e insiste con garbo finché non ha tutto.
  • Il collega sa già tutto Chi riceve la chiamata trasferita vede nell'app Linkus i dati raccolti e il riassunto della conversazione.
  • Parla italiano, e non solo Voci native italiane. Riconosce la lingua di chi chiama e risponde nella stessa lingua, per esempio in inglese.
  • Non inventa risposte Quando non sa rispondere o chi chiama vuole parlare con una persona, passa la chiamata al collega o al gruppo che hai scelto.
  • Riassunti e report Per ogni conversazione con l'assistente trovi il riassunto, e un report ti dice quante chiamate ha risolto, trasferito o lasciato aperte.
  • Più chiamate insieme Fino a 10 conversazioni contemporanee per ogni assistente: niente attesa nemmeno nei momenti di punta.
  • Lo prepariamo e lo seguiamo noi Cosa deve dire, cosa deve sapere, a chi passare le chiamate: lo configuriamo con te, lo proviamo prima di metterlo in linea e poi continuiamo a migliorarlo.

Il nostro punto di forza

Migliora di continuo, imparando dalle tue chiamate vere.

Un assistente AI risponde bene quanto sono buone le istruzioni che riceve, il cosiddetto prompt. Di solito si scrivono all'inizio e restano quelle. Noi le miglioriamo nel tempo, partendo dalle telefonate che la tua azienda riceve davvero.

  1. Raccogliamo le conversazioni con l'AI Il registro chiamate avanzato del centralino conserva le conversazioni tra chi chiama e l'AI Receptionist. Solo quelle: quando la chiamata passa a un collega, quella parte non viene acquisita.
  2. Le confrontiamo con le istruzioni Una volta alla settimana, o più spesso se serve, il nostro sistema confronta le conversazioni con il prompt configurato sul centralino e propone un prompt migliorato.
  3. Un tecnico lo verifica e lo applica Nessuna modifica automatica: un nostro tecnico controlla il nuovo prompt e solo dopo lo aggiorna sul centralino. Così l'assistente si adatta alle domande che fanno davvero i tuoi clienti, non a quelle immaginate all'inizio.
  4. Le conversazioni restano riservate L'analisi la fa un'intelligenza artificiale interna a SETIS, non un servizio esterno.

La nostra app

Gestione Richieste: ogni chiamata diventa un'attività da chiudere.

L'abbiamo sviluppata noi per gestire le richieste raccolte dall'AI Receptionist. È un'applicazione web: funziona su PC, smartphone e tablet, senza installare nulla.

  • Arriva al reparto giusto Ogni richiesta va direttamente al reparto che se ne occupa.
  • Presa in carico Un collega la prende in carico e tutti vedono chi se ne sta occupando: nessuna richiesta gestita due volte, nessuna dimenticata.
  • Assegnazione La richiesta si può passare a un collega o a un altro reparto.
  • A che punto è Lo stato di ogni richiesta resta visibile fino a quando è chiusa.
  • Notifiche come in WhatsApp Ogni utente sceglie se attivarle. Se le attiva, sull'icona dello smartphone o del tablet compare il pallino rosso con il numero delle richieste nuove.
Richieste 3 da gestire
  • Nuova · 09:42 Richiesta di preventivo Nuovo cliente, vuole un sopralluogo per rifare la rete dell'ufficio. Preferisce essere richiamato in mattinata.
  • Nuova · 09:15 Spostamento appuntamento Chiede di spostare l'incontro di giovedì alla settimana successiva.
  • Assegnata · ieri Assistenza tecnica Un interno non squilla. Assegnata all'assistenza.
Esempio illustrativo dell'app

Integrazioni

Collegato ai software che usi già.

Durante la telefonata l'AI Receptionist può consultare e aggiornare i tuoi sistemi aziendali. Ogni integrazione parte da uno studio di fattibilità sui software che usi.

Già attive in SETIS

  • Gestionale Collegato al nostro gestionale aziendale, che usiamo ogni giorno.
  • Sistema di ticketing Le richieste di assistenza raccolte al telefono arrivano nel nostro sistema di ticketing.

Possibili per la tua azienda

  • CRM Riconoscere chi chiama e registrare chiamata e richiesta nella scheda del cliente.
  • Calendari Fissare o spostare appuntamenti durante la telefonata.
  • Altri software Gestionali, ERP, stato degli ordini: tutto ciò che si può collegare tramite API.

Dove serve di più

Ogni azienda ha le sue chiamate.

L'AI Receptionist si configura su come lavori: cosa chiedono i tuoi clienti, chi deve rispondere, cosa può aspettare.

Hotel
Risponde a qualsiasi ora e nella lingua dell'ospite, e passa alla reception solo quello che serve.
Studi professionali
Raccoglie richieste e appuntamenti mentre lo studio è in riunione o fuori ufficio.
Aziende di produzione e servizi
Per l'assistenza tecnica raccoglie problema e urgenza e li fa arrivare al reparto giusto.
Negozi
Risponde alle domande più frequenti, come orari e sede, senza togliere personale al banco.

Domande frequenti

Domande frequenti sull'AI Receptionist.

L'AI Receptionist funziona con il nostro centralino cloud e con la versione software di Yeastar serie P.

Sostituisce il centralinista?

No, lo aiuta. Risponde quando il centralinista è occupato o assente, gestisce le domande ripetitive e gli passa le chiamate che servono, già con i dati raccolti.

Chi chiama può parlare con una persona?

Sì. Basta chiederlo: l'AI Receptionist passa la chiamata al collega o al gruppo che hai indicato. Lo stesso succede quando non sa rispondere.

Funziona anche di notte e nei festivi?

Sì, 24 ore su 24, con messaggi diversi per orario d'ufficio, pause e festività. Fuori orario raccoglie le richieste, che trovi in Gestione Richieste alla riapertura.

In che lingue parla?

In italiano, con voci native italiane. Parla anche inglese e altre lingue: riconosce la lingua di chi chiama e risponde nella stessa lingua.

Funziona con il mio centralino?

Serve un centralino Yeastar serie P in cloud, come quello sui nostri server, oppure in versione software, installato su una macchina virtuale nei server della tua azienda. Per ora non è disponibile sui centralini installati in sede né sulla serie S. Se hai un altro centralino valutiamo insieme il passaggio, tenendo i tuoi numeri.

Migliora con il tempo?

Sì, ed è il nostro punto di forza. Periodicamente, di solito una volta alla settimana, il nostro sistema di intelligenza artificiale interno confronta le conversazioni dell'assistente con le sue istruzioni e propone come migliorarle; un nostro tecnico verifica la proposta e aggiorna il centralino. Si usano solo le conversazioni con l'AI, non le telefonate con i colleghi, e i dati non escono da SETIS.

Trascrive anche le altre telefonate?

La trascrizione delle chiamate è un servizio AI a parte di Yeastar: si attiva anche senza AI Receptionist, ha i suoi minuti e può usare un tuo modello e un tuo abbonamento di intelligenza artificiale, per esempio ChatGPT, Claude o Gemini. Insieme all'AI Receptionist è una bella comodità: te la configuriamo se ti serve.

Chi lo configura?

Noi, insieme a te: definiamo cosa deve dire e sapere, quali dati raccogliere e a chi passare le chiamate. Lo proviamo prima di metterlo in linea e lo aggiorniamo quando cambia qualcosa in azienda.

Contatti

Vuoi l'AI Receptionist sul tuo centralino?

Raccontaci come arrivano oggi le chiamate in azienda: ti mostriamo come funziona e cosa può fare per te.

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